Privacyverklaring

Verwerking van jouw gegevens

Refugee Talent Hub legt gegevens vast van vluchtelingen die zich bij ons inschrijven, en van onze partners en andere geïnteresseerden in onze activiteiten. Daarbij zitten ook persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld namen, (e-mail)adressen en telefoonnummers. Volgens de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) moeten wij de afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens vastleggen. Zo moeten wij aangeven wat wij wel en niet met de gegevens doen, en wat wij van onze partners verwachten.

Deze verklaring is vastgesteld op 3 juli 2023 en is alleen van toepassing op kandidaten en websitebezoekers.

Voor wie is dit beleid bedoeld?

Dit beleid is bedoeld voor alle personen en organisaties met wie wij persoonsgegevens uitwisselen. Meer specifiek is dit beleid geschreven voor:

• mensen met een vluchtelingenachtergrond van wie wij persoonsgegevens opslaan en mogelijk delen met werkgevers;
• de werkgevers waarmee Refugee Talent Hub een samenwerkingsovereenkomst afsluit (Partners);
• mensen die zich hebben aangemeld om als ambassadeur betrokken te blijven bij Refugee Talent Hub;
• ontvangers van onze nieuwsbrief;
• maatschappelijke organisaties waarmee wij samenwerken ten behoeve van betere baankansen voor vluchtelingen.

Wat betekenen alle juridische termen?

Omdat er in de AVG veel juridische termen gebruikt worden, leggen we deze graag eerst uit.

Persoonsgegeven: elk gegeven dat informatie geeft over een natuurlijke persoon en waarmee je direct of indirect de identiteit van deze persoon kunt vaststellen. Bijvoorbeeld een naam, (e-mail)adres of telefoonnummer.

Betrokkene: de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, of zijn vertegenwoordiger. Dit is in het geval van Refugee Talent Hub bijvoorbeeld de kandidaat en/of ambassadeur van wie het adres en telefoonnummer is opgeslagen.

Verwerken van persoonsgegevens: alles wat je met persoonsgegevens kunt doen, zoals:

• het verzamelen, vastleggen en ordenen van gegevens;
• het opvragen, wijzigen en raadplegen van gegevens;
• het verstrekken van gegevens aan anderen;
• het afschermen of vernietigen van gegevens.

Verwerking verantwoordelijke: de persoon of organisatie die bepaalt:

• of er persoonsgegevens mogen worden verwerkt en zo ja, welke;
• met welk doel deze persoonsgegevens mogen worden verwerkt;
• wat die verwerking precies inhoudt; en
• welke middelen daarbij mogen worden gebruikt.

Verwerker: de organisatie die voor de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Om deze verwerking tot stand te laten komen, wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld.

Verwerkersovereenkomst: een overeenkomst waarin de verwerking verantwoordelijke (Partner) en de verwerker (wij als Refugee Talent Hub) afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens vraagt Refugee Talent Hub aan jou?

Refugee Talent Hub verzamelt en verwerkt alleen gegevens die vrijwillig aan ons verstrekt zijn via inschrijving, online of per e-mail. Alle gegevens behandelen wij vertrouwelijk en gebruiken wij alleen om kandidaten en/of ambassadeurs te informeren over onze activiteiten of (bij inschrijving voor een activiteit bij een van onze Partners) om Partners te informeren over wie er komt. Van betrokkenen (kandidaten en/of ambassadeurs) verwerken wij de volgende gegevens: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Geboortedatum, Geboorteland, Postcode, Stad, Wel of geen verblijfsstatus, Niveau Nederlands, Niveau Engels, Gewenste beroepssector, Opleiding, LinkedIn-profiel, Werkervaring, en CV.

Van onze Partners verwerken wij de volgende gegevens: Naam bedrijf, Voornaam contactpersoon, Achternaam contactpersoon, E-mailadres contactpersoon, Telefoonnummer contactpersoon, Functie contactpersoon.

Wij verwerken deze gegevens om informatie te verzamelen over de kandidaten en/of ambassadeurs die in onze database staan / aan onze activiteiten willen deelnemen. Deze informatie wordt verzameld omdat dit nodig is voor de activiteiten die Refugee Talent Hub uitvoert: het dichter bij elkaar brengen van vluchtelingen en arbeidsmarkt.

Waarom en hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Bij het verwerken van persoonsgegevens houden wij ons aan de wet. We verwerken deze gegevens op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante manier, zoals de wet dat voorschrijft. De persoonsgegevens zijn van Betrokkenen en Partners en wij gebruiken deze alleen voor de doelen die we hierboven hebben genoemd. Als we de gegevens ruimer willen gebruiken, vragen we hiervoor toestemming aan de persoon in kwestie en/of zorgen voor een wettelijke grondslag hiervoor.

De betrokkenen (kandidaten en/of ambassadeurs) die zich bij ons inschrijven en Partners van Refugee Talent Hub zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens. Kandidaten en/of ambassadeurs kunnen hun gegevens zelf op ieder moment opvragen, wijzigen of verwijderen door in te loggen op hun persoonlijke online account. Wij checken regelmatig of wij de persoonsgegevens nog mogen bewaren:

• Als kandidaten 6 maanden niet hebben ingelogd (of nooit hebben ingelogd na hun aanmelding van 6 maanden geleden) sturen we een e-mail om te vragen of hun gegevens nog kloppen en of ze nog geïnteresseerd zijn in activiteiten van Refugee Talent Hub, en met het verzoek om in te loggen om (1) hun gegevens te checken en te actualiseren of (2) zich af te melden. Deze groep blijft nog wel e-mails van ons ontvangen.
• Als zij hier niet op reageren (niet inloggen) en de daaropvolgende 6 maanden inactief blijven (niet inloggen noch zich aanmelden voor activiteiten van Refugee Talent Hub), sturen we nogmaals een e-mail. In deze email wordt er aangegeven dat het account op inactief wordt gezet en dat de kandidaat geen berichten meer van Refugee Talent Hub zal ontvangen. De kandidaat kan inloggen om dit te voorkomen. Twee weken na deze e-mail gaat het account van de kandidaat op inactief.
• Als een kandidaat één jaar op niet heeft ingelogd, worden de gegevens verwijderd.
• Als ambassadeurs 2,5 jaar niet hebben ingelogd sturen we een e-mail om te vragen of hun gegevens nog kloppen en of ze nog geïnteresseerd zijn om betrokken te blijven als ambassadeur en/of in activiteiten van Refugee Talent Hub, en met het verzoek om in te loggen om (1) hun gegevens te checken en te actualiseren of (2) zich af te melden. Deze groep blijft nog wel e-mails van ons ontvangen.
• Als zij hier niet op reageren (niet inloggen) en de daaropvolgende 6 maanden inactief blijven (niet inloggen noch zich aanmelden voor activiteiten van Refugee Talent Hub), sturen we nogmaals een e-mail. In deze e-mail wordt er aangegeven dat het account op inactief wordt gezet en dat de ambassadeur geen berichten meer van Refugee Talent Hub zal ontvangen. De ambassadeur kan inloggen om dit te voorkomen. Twee weken na deze e-mail gaat het account van de ambassadeur op inactief.
• Als een ambassadeur drie jaar op niet heeft ingelogd, worden de gegevens verwijderd.

Wij vragen aan onze Partners om eventuele ontvangen persoonsgegevens van Betrokkenen binnen één maand na de gezamenlijke activiteit van Refugee Talent Hub en Partner te verwijderen.

Hoe komen wij aan jouw persoonsgegevens?

We hebben jouw persoonsgegevens van jou verkregen doordat je een account hebt aangemaakt op www.refugeetalenthub.com/register.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden opgeslagen in Salesforce en beheerd door Refugee Talent Hub. Naast Refugee Talent Hub, Partners, en Betrokkenen zelf, krijgen geen andere partijen toegang tot de persoonsgegevens waarvoor Refugee Talent Hub verantwoordelijk is.

De partijen die van ons toegang krijgen tot jouw gegevens mogen deze alleen onder strenge voorwaarden gebruiken om jou een dienst te leveren namens Refugee Talent Hub.

In verdachte situaties zijn wij wettelijk verplicht om jouw gegevens te delen met overheidsinstanties.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Om jouw persoonsgegevens te beveiligen hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen, gebaseerd op de beschikbare technologie, de uitvoeringskosten, het type persoonsgegevens en de risico’s die daaraan verbonden zijn, waarmee we voldoen aan de eisen in artikel 32 van de AVG. De website van Refugee Talent Hub heeft bijvoorbeeld een SSL certificaat en maakt gebruik van een firewall om misbruik te voorkomen.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

We slaan je gegevens op in verschillende databases en hanteren hierbij altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Je gegevens worden alleen opgeslagen binnen de Europese Unie.

Verder sluiten wij met alle Partners geheimhoudingsverklaringen (een zogenaamde ‘NDA’) en verwerkersovereenkomsten die speciaal zijn opgesteld om jouw privacy te beschermen.

Wil je jouw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Je hebt het recht om te weten hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken. De privacywetgeving kent diverse rechten, we informeren je graag over deze rechten en hoe jij deze kan gebruiken. Wil je één van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via info@refugeetalenthub.com.

• Het recht van inzage van persoonsgegevens: je hebt het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en op informatie over op welke wijze jouw persoonsgegevens worden verwerkt;
• Recht op rectificatie van persoonsgegevens: Je hebt het recht om jouw onjuiste en/of onvolledige persoonsgegevens te laten wijzigen;
• Recht op gegevenswissing: in specifieke situaties heb je het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen, tenzij er een wettelijke plicht geldt om deze persoonsgegevens te bewaren. Ga naar [Mijn Account] (https://refugeetalenthub.com/account/credentials) en klik op ‘ACCOUNT VERWIJDEREN’ als je je gegevens uit onze systemen wilt laten wissen;
• Recht op beperking van de verwerking: in specifieke situaties heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te laten stoppen;
• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens: in specifieke situaties heb je het recht om bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar, machine-leesbaar en toegankelijke formaat te verkrijgen en die aan een andere verwerking verantwoordelijke door te sturen;
• Recht van bezwaar: in specifieke situaties heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te laten stoppen;
• Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Wat doen wij als er een datalek is?

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of waarbij mogelijk onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens niet kan worden uitgesloten. Wanneer Refugee Talent Hub ontdekt dat er een datalek heeft plaatsgevonden melden wij dit, afhankelijk van de ernst van het datalek, binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Wanneer het datalek relevant is voor Betrokkenen, laten wij hen dit binnen 72 uur weten nadat we het datalek hebben ontdekt en nemen we passende maatregelen.

Cookies (en vergelijkbare technieken) die wij gebruiken

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op/uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van jou:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

Waarom gebruiken wij cookies?

Refugee Talent Hub gebruikt cookies voor het analyseren en verbeteren van de website, om jouw bezoek aan onze website makkelijker te maken en om passende functies aan te kunnen bieden via social media en online advertentieplatformen.

Hoe kan ik cookies inschakelen, uitschakelen of verwijderen?

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.

Cookies verwijderen en beheren:

• Microsoft Edge
• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Apple Safari

LinkedIn Insight Tag

Op onze website gebruiken we de LinkedIn Insight Tag. Dit is een JavaScript-code die wordt toegevoegd aan onze website. Dit helpt ons te begrijpen hoe goed onze LinkedIn-advertenties werken en het verzamelt informatie over bezoekers die via LinkedIn naar onze website zijn gekomen.

De LinkedIn Insight Tag plaatst een cookie in de webbrowser van de gebruiker. Hierdoor krijgen we  informatie over het LinkedIn-profiel van de gebruiker, zoals de LinkedIn ID. Deze informatie vertelt ons hoe onze LinkedIn-advertenties presteren, maar het vertelt ons niet wie je bent. We gebruiken dit om te zien hoe goed onze advertenties werken, zodat we toekomstige activiteiten beter kunnen afstemmen.

Als je wilt weten hoe LinkedIn jouw gegevens gebruikt, bekijk dan de FAQ van LinkedIn Insight Tag. Lees het Privacybeleid van LinkedIn voor meer informatie over hoe LinkedIn gegevens verzamelt en verwerkt.

Je kunt zelf kiezen of je cookies van LinkedIn wilt gebruiken of niet. Ga hiervoor naar de instellingenpagina van LinkedIn. Meer informatie hierover vind je in het LinkedIn Cookiebeleid.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, zullen wij ook ons privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring voor de meest actuele informatie.

Een klacht indienen

Als je vindt dat wij niet op de juiste manier helpen met vragen over jouw privacy, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.